Polityka Prywatności RUFIO MEBLE

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego www.rufio-meble.pl, w szczególności osób kontaktujących się z RUFIO MEBLE za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub innych dostępnych kanałów kontaktu.
2. Administratorem danych osobowych jest:
   RUFIO Dorota Pertkiewicz
   Pawlikowice 93
   95-200 Pabianice
   NIP: 9820305542
   REGON: 101711817
   e-mail: kontakt@rufio-meble.pl
   tel.: +48 534 540 540
3. Administrator dokłada należytej staranności, aby przetwarzane dane osobowe były:
   • przetwarzane zgodnie z prawem,
   • zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,
   • adekwatne, stosowne i ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji tych celów,
   • prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane,
   • przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne,
   • odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub zniszczeniem.
4. Polityka Prywatności została przygotowana z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz innych mających zastosowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

§ 2. Zakres stosowania Polityki Prywatności

1. Polityka Prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu www.rufio-meble.pl oraz kontaktem z RUFIO MEBLE.
2. Polityka obejmuje w szczególności dane przekazywane:
   • za pośrednictwem formularza kontaktowego,
   • pocztą elektroniczną,
   • telefonicznie,
   • w związku z przygotowaniem oferty,
   • w związku z realizacją zamówienia lub usługi,
   • w związku z wystawianiem dokumentów księgowych,
   • w związku z realizacją obowiązków prawnych Administratora.
3. Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy albo wystawienia dokumentu księgowego.

§ 3. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju sprawy Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres poczty elektronicznej,
• treść wiadomości lub opis projektu,
• dane dotyczące zapytania, projektu, zamówienia lub realizowanej usługi,
• dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego,
• dane przekazane Administratorowi dobrowolnie w treści wiadomości lub podczas kontaktu.

Administrator nie wymaga przekazywania danych, które nie są niezbędne do obsługi danej sprawy.

§ 4. Formularz kontaktowy

1. Serwis www.rufio-meble.pl udostępnia formularz kontaktowy umożliwiający przesłanie zapytania dotyczącego usług RUFIO MEBLE.
2. Formularz zawiera następujące pola:
   • imię i nazwisko – pole wymagane,
   • telefon,
   • adres e-mail – pole wymagane,
   • wiadomość / opis projektu – pole wymagane.
3. Formularz zawiera następujące oświadczenie:

   „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w formularzu w celu obsługi zapytania i przygotowania oferty.”

4. Dane przekazane za pośrednictwem formularza są wykorzystywane przede wszystkim w celu:
   • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
   • kontaktu z osobą zainteresowaną usługą,
   • przygotowania oferty,
   • ustalenia szczegółów realizacji projektu,
   • podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
5. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do realizacji zawartej umowy, podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
6. W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
7. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8. W przypadku konieczności ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 5. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

1. obsługi zapytań kierowanych do RUFIO MEBLE,
2. kontaktowania się z osobą, która przesłała zapytanie,
3. przygotowania indywidualnej oferty,
4. ustalenia szczegółów projektu i realizacji usługi,
5. zawarcia i wykonania umowy,
6. realizacji zamówień i usług,
7. wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych,
8. realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych,
9. prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa,
10. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
11. zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwisu internetowego.

§ 6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie odpowiednich przepisów RODO, w szczególności:

1. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba wyraziła zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu;
2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy;
3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności ochrony przed roszczeniami, prowadzenia dokumentacji oraz zapewnienia bezpieczeństwa działalności.

§ 7. Realizacja projektów i usług

1. W związku z przygotowaniem oraz realizacją mebli na wymiar lub innych usług oferowanych przez RUFIO MEBLE Administrator może przetwarzać dane niezbędne do przygotowania projektu, oferty, wyceny oraz realizacji zamówienia.
2. W zależności od rodzaju realizacji mogą być przetwarzane również dane dotyczące miejsca wykonania usługi, w zakresie niezbędnym do dokonania pomiarów, dostawy, montażu lub realizacji innych uzgodnionych prac.
3. Dane są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnej sprawy.

§ 8. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   • dostawcy usług hostingowych i informatycznych,
   • podmioty świadczące usługi księgowe,
   • podmioty obsługujące dokumentację księgową,
   • firmy kurierskie i transportowe, jeżeli jest to niezbędne do realizacji zamówienia,
   • podmioty świadczące usługi związane z realizacją zamówień,
   • podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
3. Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.
4. Administrator nie przekazuje danych osobowych innym podmiotom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu.

§ 9. Biuro rachunkowe i system Scanye

1. Obsługa księgowa RUFIO MEBLE jest realizowana przy współpracy z: Biuro Rachunkowe KWADRAT.
2. W związku z obsługą księgową dane osobowe mogą być przekazywane do Biura Rachunkowego KWADRAT w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości, rozliczeń podatkowych oraz realizacji obowiązków rachunkowych.
3. Biuro Rachunkowe KWADRAT może korzystać z systemu Scanye jako narzędzia wspierającego elektroniczny obieg, przetwarzanie i przechowywanie dokumentów księgowych.
4. W systemie mogą być przetwarzane w szczególności faktury, dokumenty sprzedaży i zakupu oraz inne dokumenty przekazane do obsługi księgowej.
5. Przetwarzanie danych przez podmioty zewnętrzne odbywa się na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów oraz odpowiednich umów dotyczących powierzenia lub innego zgodnego z prawem udostępnienia danych.

§ 10. Hosting i funkcjonowanie serwisu

1. Serwis www.rufio-meble.pl jest utrzymywany przy wykorzystaniu usług hostingowych świadczonych przez LH.pl.
2. W związku z korzystaniem z serwisu mogą być przetwarzane informacje techniczne dotyczące połączenia z serwerem, w tym informacje wynikające z logów serwera, takie jak adres IP, data i czas połączenia oraz informacje dotyczące urządzenia lub przeglądarki – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu.
3. Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu:
   • zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
   • wykrywania prób naruszenia bezpieczeństwa,
   • zapewnienia prawidłowego działania strony,
   • administrowania usługą hostingową.

§ 11. Pliki cookies

1. Serwis www.rufio-meble.pl może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania serwisu.
2. Pliki cookies są niewielkimi plikami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.
3. W aktualnej konfiguracji serwisu Administrator nie wykorzystuje:
   • Google Analytics,
   • Google Tag Manager,
   • Meta Pixel,
   • narzędzi reklamowych,
   • narzędzi analitycznych służących do śledzenia zachowania użytkowników,
   • zewnętrznych skryptów śledzących,
   • osadzonych map Google.
4. Administrator nie wykorzystuje plików cookies do profilowania użytkowników ani do prowadzenia reklamy behawioralnej.
5. Serwis nie posiada mechanizmu służącego do wyrażania zgody na dodatkowe cookies analityczne lub marketingowe, ponieważ tego rodzaju narzędzia nie są obecnie wykorzystywane.
6. Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować je, usuwać lub ograniczać ich działanie.
7. Ograniczenie stosowania niektórych cookies technicznych może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji serwisu.
8. W przypadku wprowadzenia w przyszłości narzędzi analitycznych, reklamowych lub innych technologii wymagających dodatkowej zgody użytkownika, niniejsza Polityka Prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana, a wymagane prawem mechanizmy informacyjne i zgody zostaną zastosowane.

§ 12. Linki do innych stron internetowych

1. Serwis może zawierać odnośniki prowadzące do zewnętrznych stron internetowych, w tym do profilu RUFIO MEBLE w serwisie Facebook oraz do lokalizacji firmy w usłudze Google Maps.
2. Kliknięcie takiego odnośnika powoduje przejście na stronę zewnętrznego podmiotu.
3. Po opuszczeniu serwisu www.rufio-meble.pl zasady przetwarzania danych określa polityka prywatności operatora danej strony lub usługi.
4. RUFIO MEBLE nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez zewnętrznych operatorów.
5. Na stronie RUFIO MEBLE nie jest obecnie osadzona interaktywna Mapa Google ani inny tego rodzaju zewnętrzny widget.

§ 13. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.
2. Dane przekazane w związku z zapytaniem mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania, przygotowania oferty i prowadzenia dalszych uzgodnień.
3. Jeżeli w wyniku zapytania zostanie zawarta umowa, dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony przed roszczeniami.
4. Dane znajdujące się w dokumentacji księgowej są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych.
5. Dane mogą być przechowywane również przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
6. Fakturownia nie jest obecnie wykorzystywana przez RUFIO MEBLE jako system do bieżącego fakturowania. Korzystanie z Fakturowni zakończono z końcem grudnia 2025 r. Dane znajdujące się w historycznej dokumentacji mogą jednak pozostawać przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony przed roszczeniami.

§ 14. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie wynikającym z RODO – prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. uzyskania kopii danych,
3. sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
4. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem,
5. ograniczenia przetwarzania danych,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych prawem,
7. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i jest prowadzone w sposób zautomatyzowany,
8. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 15. Cofnięcie zgody

1. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, osoba może ją wycofać w dowolnym momencie.
2. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
3. Cofnięcie zgody nie powoduje automatycznie usunięcia danych, jeżeli Administrator ma inną podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania, w szczególności obowiązek wynikający z przepisów prawa, konieczność wykonania umowy lub potrzebę ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
4. W sprawie cofnięcia zgody można skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@rufio-meble.pl.

§ 16. Prawo sprzeciwu

1. Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, osoba, której dane dotyczą, może – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
2. Administrator nie prowadzi za pośrednictwem serwisu profilowania użytkowników ani reklamy behawioralnej.

§ 17. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:
   • nieuprawnionym dostępem,
   • utratą,
   • zniszczeniem,
   • przypadkową zmianą,
   • nieuprawnionym ujawnieniem,
   • innymi formami bezprawnego przetwarzania.
2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, którym jest on niezbędny do wykonywania powierzonych obowiązków lub realizacji określonego celu.
3. Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności danych osobowych.

§ 18. Naruszenia ochrony danych osobowych

1. Administrator stosuje procedury mające na celu wykrywanie i obsługę naruszeń ochrony danych osobowych.
2. W przypadku stwierdzenia naruszenia Administrator podejmuje działania wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, w tym – jeżeli jest to wymagane – dokonuje zgłoszenia naruszenia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz zawiadamia osoby, których dane dotyczą.

§ 19. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Dane osobowe użytkowników serwisu www.rufio-meble.pl nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających w sposób wyłącznie zautomatyzowany.
2. Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników strony w celach marketingowych.

§ 20. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarcher

1. Administrator, w ramach opisanych w niniejszej Polityce Prywatności procesów, nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że będzie to wynikało z korzystania z konkretnej usługi lub będzie niezbędne do realizacji celu przetwarzania i odbywać się będzie zgodnie z wymaganiami RODO.
2. W przypadku wystąpienia takiego przekazania Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich podstaw i zabezpieczeń wymaganych przepisami RODO.

§ 21. Dane osób małoletnich

1. Serwis nie jest skierowany do dzieci i nie służy do świadomego zbierania danych osób małoletnich.
2. Jeżeli Administrator uzyska informację, że dane osoby małoletniej zostały przekazane bez wymaganej podstawy prawnej, podejmie odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 22. Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
2. Organem nadzorczym właściwym w Polsce jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 23. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:
   • zmiany przepisów prawa,
   • zmiany sposobu funkcjonowania serwisu,
   • wprowadzenia nowych usług lub funkcjonalności,
   • zmiany wykorzystywanych systemów informatycznych,
   • zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.
2. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w serwisie www.rufio-meble.pl.
3. Historia zmian może być wskazywana poprzez podanie daty ostatniej aktualizacji dokumentu.

§ 24. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 01.07.2018 r.
2. Niniejsza wersja dokumentu została zaktualizowana dnia 08.10.2026 r.
3. Aktualizacja dokumentu wynika w szczególności z przebudowy serwisu internetowego, aktualnego sposobu świadczenia usług oraz zmian w wykorzystywanych systemach i podmiotach przetwarzających dane.
4. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
   RUFIO Dorota Pertkiewicz
   Pawlikowice 93
   95-200 Pabianice
   e-mail: kontakt@rufio-meble.pl
   tel.: +48 535 362 975